Software ed esercizio

Ogni software di signage si vende con la sua libreria multimediale. È la parte più semplice. Diventa interessante dove comincia la quotidianità: quando tre filiali usano lo stesso menu board, una di esse però ha un proprio menu di mezzogiorno, e l'apprendista deve cambiare i prezzi senza sfasciare il layout.

Il registro è spesso sottovalutato. Appena affittate superfici o dovete rendere conto internamente, la prova di diffusione è l'unico documento che conta.

Entrambe le vie funzionano, e la scelta ha poco a che fare con la tecnica e molto con la vostra organizzazione. Una panetteria con otto filiali vuole poter cambiare i prezzi da casa. Un ospedale preferisce tenere i dati in casa propria.

L'ultima riga è la più importante. Un player decente scarica i contenuti e li riproduce dalla propria memoria. Se internet cade, lo schermo continua, semplicemente non arriva nulla di nuovo. Se durante un'interruzione uno schermo diventa nero o mostra un simbolo di caricamento, il suo player trasmette in streaming invece di memorizzare. Per la protezione dei dati vale la legge riveduta: mettete per iscritto dove stanno i dati, chi accede e che cosa succede alle riprese di telecamere o sensori.

Un manifesto sa fare una cosa sola. Il vostro schermo alle undici può mostrare qualcosa di diverso che alle sedici, e lì sta la differenza che rende. La panetteria mostra fino alle nove e mezza cornetti e caffè, poi fino alle quattordici il menu di mezzogiorno, nel pomeriggio le torte e dalle sedici il pane da asporto. Stessa superficie, quattro messaggi, nessun gesto in più.

Il punto più importante è la data di fine. Le azioni che nessuno rimuove sono il motivo più frequente per cui un impianto perde credibilità. Assegnate a ogni contenuto una data di scadenza già al caricamento. Una superficie vuota è meglio di un'affermazione sbagliata.

La parte di un impianto che vive senza redazione è quella che lo salva. Ogni software che valga qualcosa preleva dati da altre fonti e ne costruisce slide o zone. Lo predisponiamo in quasi ogni impianto: mantiene lo schermo fresco anche in una settimana tranquilla.

Una concessionaria mostra così le occasioni realmente disponibili: se un'auto si vende, la sera stessa sparisce dal display in vetrina. Conta solo una cosa: stabilite che cosa mostri lo schermo se una fonte non risponde.

Un impianto ha bisogno di tre responsabilità, e devono portare nomi, non reparti. La redazione fa i contenuti e rispetta il piano. L'approvazione verifica affermazione, prezzo e ortografia, ed è una persona diversa dalla redazione. Il terzo ruolo è il referente tecnico in caso di guasto, spesso la vostra informatica o noi.

Mettetelo per iscritto, basta mezza pagina: chi cura i contenuti ogni settimana e quanto tempo è previsto nel carico di lavoro, chi approva ed entro quale termine, chi viene chiamato quando uno schermo è nero, e chi decide se filiale e sede centrale hanno idee diverse. Quella mezza pagina è la differenza fra un impianto che funziona e uno in cui tutti credono che se ne occupi qualcun altro.

Con più sedi si è rivelata valida una combinazione: la sede centrale fornisce la campagna e la blocca contro le modifiche, la filiale riempie da sé due o tre slide locali. Così l'immagine resta tranquilla e la sede si riconosce comunque.

Uno schermo che non funziona non si segnala da solo, a meno che lo faccia il software per lui. Ogni player dovrebbe annunciarsi a brevi intervalli, e il sistema dovrebbe dare l'allarme quando un annuncio manca. La semplice verifica di raggiungibilità in rete non basta: un apparecchio può rispondere e mostrare da giorni un'immagine ferma.

L'apparecchio di ricambio è l'assicurazione più conveniente in assoluto: un secondo apparecchio preparato trasforma un guasto di giorni in un guasto di ore. Come i display siano progettati per il funzionamento continuo sta nel capitolo sull'hardware.

Il decadimento di un impianto segue uno schema che vedo da anni nello stesso ordine. Il primo mese l'entusiasmo è grande, arrivano slide nuove ogni settimana. Il secondo mese una persona cura l'impianto fra le altre cose, gli intervalli si allungano. Il terzo mese gira ancora l'ultima promozione, e nessuno guarda più. Da lì in poi lo schermo è un mobile.

Contro questo aiuta solo la sobrietà. Un piano redazionale su dodici mesi, in cui ogni mese ha una riga, basta del tutto: tema, responsabile, scadenza. In più un budget di tempo che stia nel carico di lavoro, fosse anche mezz'ora alla settimana. Una buona quota di contenuti automatici, perché la superficie non invecchi nemmeno in una settimana tranquilla. E un promemoria in agenda che ponga sempre la stessa domanda: è ancora giusto tutto ciò che gira lì?

Una palestra mi ha calcolato che la cura costa un quarto d'ora il lunedì mattina: l'impegno realistico quando i modelli esistono. Come siano costruiti quei modelli lo leggete nel capitolo seguente.

All'acquisto tutti pensano all'apparecchio, nell'esercizio conta il contratto. Un contratto di assistenza non deve essere spesso, ma deve rispondere a quattro domande: che cosa è coperto, con quale rapidità si interviene, chi viene e che cosa succede se un pezzo è guasto.

Fate attenzione alla differenza fra tempo di reazione e tempo di ripristino. Il primo dice solo quando qualcuno si fa vivo. Decisivo è entro quando lo schermo torna a funzionare e se per questo è pronto un apparecchio sostitutivo. Per un display in vetrina che porta fatturato questa garanzia conviene; in sala riunioni basta il giorno lavorativo successivo.

Ci vanno inoltre: l'accesso remoto e come avviene tecnicamente, la responsabilità degli aggiornamenti, i ricambi negli anni, la procedura in garanzia nonché pulizia e controllo sul posto a ritmo fisso. Chiarite anche a chi appartengono i contenuti e come recuperate i vostri dati se cambiate fornitore. Questa domanda arriva tardi e sempre nel momento sbagliato.