Por qué construimos un CMS propio

Quiero ser justo: los sistemas de entonces no eran malos. Estaban construidos para otra gente: para cadenas con departamento de marketing, informática propia y personas que manejan la herramienta a diario. Nuestras clientas son panaderías, concesionarios, consultas, municipios; trabajan veinte minutos por semana con ello.

A esto se añadía la pregunta de dónde están los contenidos. En una carta digital da igual; en los datos de ocupación de una sala de reuniones, no.

No empezamos con una lista de funciones, sino con cinco frases en una hoja de papel. Cada una era una decisión contra otra cosa.

El último punto era el motivo real. Ningún software ya hecho conoce sus procesos.

La primera versión sabía hacer exactamente tres cosas: subir imágenes, ponerlas en un orden, enviarlas a una pantalla. Ningún horario, ninguna zona, ningún permiso. Con eso fuimos a tres clientas que conocíamos bien y dijimos: probadlo y decidnos dónde duele.

Dolió en puntos que no esperábamos. Nadie echaba de menos los efectos de transición. Todas echaban de menos una vista previa que mostrara cómo quedaría la diapositiva después en la pared. Una responsable de sucursal subió tres veces la misma imagen, porque tras guardar no veía si había pasado algo. Eso solo se ve donde alguien trabaja con ello un martes por la mañana con prisa.

De ahí nació una regla: cada función nueva necesita un nombre y un motivo. No «estaría bien», sino «si no, el municipio no puede mostrar sus carteles de votación». Funciones sin motivo no las construimos. Suena estricto y nos ha librado de un producto que lo sabe hacer todo y no ayuda a nadie.

Tras años de explotación, el uso real resulta desconcertantemente sencillo. La inmensa mayoría de las instalaciones necesita cinco cosas: subir contenido, ponerlo en un orden, gobernarlo en el tiempo, ver el estado de la pantalla y localizar a alguien cuando se atasca. Todo lo demás es accesorio.

Los horarios ganan a los efectos. Una panadería que por la mañana muestra cruasanes y al mediodía el menú saca más de su superficie que cualquier animación. Los contenidos automáticos (tiempo, horarios de apertura, existencias de la gestión de mercancías) mantienen la pantalla fresca incluso en una semana tranquila.

Una pantalla que se anuncia sola vale más que cualquier función de diseño. Nuestros reproductores se anuncian a intervalos cortos y, si se pide, envían una captura. Si falta un aviso, lo sabemos antes de que lo note la clienta. Eso nos ha ahorrado muchos desplazamientos.

Y menos elección significa menos errores. Desde que las plantillas fijan el tamaño de letra y el número de líneas, apenas vemos diapositivas ilegibles. La libertad que quitamos no la ha echado de menos nadie.

Del precio no hablo aquí en cifras, sino en compromisos: son más honestos. El desarrollo es la parte más pequeña y la única que algún día termina. Todo lo que viene después no termina nunca.

Para nosotros se sostiene porque el esfuerzo se reparte entre muchas ubicaciones y la propia red publicitaria, y porque el mismo sistema sostiene los procesos desde la oferta hasta la intervención de servicio. Para una empresa con cuatro pantallas no se sostiene nunca.

No recomiendo nuestro sistema en todas partes, y mucho menos software propio a cualquiera. Hay casos en los que un producto establecido encaja claramente mejor.

Un grupo internacional con informática propia y sedes en varios países necesita un proveedor que cumpla contratos en distintos ordenamientos, presente certificaciones y aporte un modelo de roles para cientos de usuarias. Para eso no somos los adecuados.

También entran aquí los casos especiales con una conexión fija. Si sus sucursales dependen de un sistema de caja concreto y existe para él una extensión de signage acreditada, tómela. Reconstruir una interfaz que ya existe es caro e ingrato.

Y las redes muy grandes que se comercializan de forma programática necesitan conexión con mercados, formatos estandarizados y métodos de recuento que acepten las agencias de medios. Ese aparato no lo construye nadie de paso; más sobre ello en el capítulo de la red publicitaria.

La regla práctica no es espectacular: cuanto más propios sean sus procesos, más merece la pena el software propio. Cuanto más estandarizada su exigencia, más probable es que ya exista hecho.

Ya sea un producto acabado o un proveedor con software propio: estas preguntas cuestan diez minutos en la conversación de venta y ahorran mucho después.

La última pregunta es incómoda, y justo por eso la hago con gusto. Quien responde con calma y explica cómo, en el peor de los casos, llegará usted a sus contenidos y aparatos, ha pensado en ello.

La valoración que sigue la doy también en persona, como proveedor que ha construido lo suyo, pero sin adornos.

Ninguna línea por sí sola decide. Lea las tres que afectan a su día a día.