El proyecto

Antes de elegir un aparato hay que responder seis preguntas: por escrito, en una página, por la persona que decide.

¿Cuál es el objetivo? No «digital signage», sino: hacer que la espera parezca más corta, mostrar el menú del día, guiar a quien visita el edificio. Quien no sabe decir su objetivo en una frase compra los aparatos equivocados.

¿Quién es el público? ¿Clientela, plantilla, transeúntes? Cada grupo necesita otros contenidos y otras ubicaciones.

¿Dónde exactamente? Recorra el edificio y marque los sitios con cinta adhesiva en el suelo. Lleva veinte minutos y evita los errores más caros.

¿Qué contenidos existen ya? Fotos, logotipos, cartas de menú, horarios, un sistema de caja o de reservas: lo que exista de forma estructurada podrá mostrarse después automáticamente.

¿Quién lo gestiona a diario? Una persona con nombre, no «el marketing».

¿Y qué sistemas hay ya? Red y cortafuegos, gestión de mercancías, intranet, quizá una pantalla de un intento anterior. Todo eso influye en lo que tiene sentido.

Ahora las respuestas se convierten en un plan que también pueda leer la electricista.

El plan de superficies fija para cada posición: lugar, tamaño, formato, tipo de montaje, dirección de la mirada, luminosidad ambiente. Basta una planta con puntos numerados; los números acompañan al proyecto hasta la recepción.

El plan de contenidos dice qué corre en cada superficie, cada cuánto cambia y de dónde viene. Es el que los proyectos se saltan con más frecuencia y recuperan más caro.

La elección técnica se deriva de ambos: tamaño y luminosidad según el entorno, servicio 16/7 o 24/7, reproductor aparte o SoC integrado, grado de protección en posiciones exteriores. Las bases están en el capítulo sobre hardware.

Red y corriente son la mitad subestimada. A cada posición pertenece la pregunta de dónde viene la corriente y si la red es alcanzable por cable, PoE o radio. La radio es la solución de emergencia, no la elección.

Añada un calendario con hitos y una lista de las personas implicadas con sus teléfonos: electricista, administración del edificio, informática, marketing y, en superficies exteriores, el municipio. Quien falte aquí faltará en el momento equivocado.

Entre el pedido y el montaje está la fase en la que un proyecto se vuelve tranquilo o sigue inquieto.

Los plazos de entrega marcan el compás duro. Las pantallas estándar suelen estar disponibles rápido; los soportes especiales, los tótems, las carcasas de exterior y los módulos LED, bastante menos. Pida primero lo más lento y ajuste el calendario a ello.

La preconfiguración la hacemos en el taller, no en la escalera. Los reproductores se instalan, se nombran, se inscriben en el sistema de gestión y se cargan con un primer contenido; cada caja lleva el número del plan de superficies. En la obra quedan fijar, conectar y alinear.

Un montaje de prueba vale la pena a partir de tres posiciones iguales: un aparato sobre la mesa, todos los contenidos repasados, los tamaños de letra comprobados a la distancia real.

En paralelo nacen las plantillas y los primeros contenidos. Una instalación que el día del montaje no tiene nada que mostrar arranca con una imagen fija y nunca vuelve a ponerse en marcha de verdad. Y planifique ya la formación, con fecha.

El día del montaje es el día en que todo el trabajo previo se paga o se cobra. Antes debe estar aclarado:

Al final está la recepción con acta: cada posición por número, imagen en marcha, alineación recta, cable guiado, aparato visible en el sistema de gestión, temporización comprobada. Dos firmas debajo: esa hoja será después la base de cualquier cuestión de garantía.

Una instalación no entra en servicio cuando se enciende, sino cuando alguien de la casa sabe conducirla.

Aclare primero quién aprende qué. Suelen hacer falta tres niveles: una persona que diseña y planifica contenidos; dos o tres que en el día a día cambian algo o avisan de una avería; y una persona con todos los derechos, que concede los accesos. La tercera falta sorprendentemente a menudo, y entonces todo se detiene en cuanto alguien deja la empresa.

La formación se hace ante los aparatos, no en la sala de reuniones, y rara vez dura más de dos horas. Después, la persona formada hace por sí misma el primer cambio mientras nosotros estamos al lado. Nadie aprende mirando.

A ello pertenecen un manual breve con los cinco gestos que realmente se necesitan y una lista de accesos: quién tiene qué cuenta, quién es suplente, adónde van los avisos de avería.

La primera semana la acompañamos de cerca. Entonces llegan las preguntas típicas: por qué la imagen está cortada a la derecha, por qué el domingo corre el programa semanal, por qué la foto hecha con el móvil se ve borrosa.

La explotación es la fase más larga y la única que nunca termina. Tres cosas mantienen viva una instalación.

Primero, el plan de redacción. Una hoja que fija qué cambia y cuándo: la oferta del día a diario, la acción semanalmente, las imágenes de temporada cuatro veces al año, los datos de contacto revisados dos veces al año. Una cita fija en la agenda vale más que cualquier concepto. Las instalaciones no mueren de técnica, sino de indiferencia.

Segundo, el servicio: una supervisión remota que avisa cuando un aparato deja de responder, una vía acordada para los avisos de avería, un aparato de repuesto para las posiciones críticas y un control visual anual: polvo en el ventilador, soporte firme, imagen recta, cables intactos.

Tercero, la ampliación. Toda instalación que funciona despierta ideas: otra pantalla en la segunda entrada, un menu board, una superficie exterior. Amplíe con los mismos aparatos y el mismo software. Un parque de cinco marcas y tres sistemas es el camino más seguro hacia la parálisis.

La causa más frecuente de un proyecto parado no es la técnica, sino una línea vacía en esta tabla.

Una cronología típica, si nadie frena:

Para construcciones especiales y rótulos sujetos a autorización cuente varias semanas más. Y no fije nunca el arranque el día de la inauguración, sino antes.

Lo que retrasa los proyectos es asombrosamente uniforme: falta de corriente en el punto deseado; un contrato de alquiler que supedita las intervenciones constructivas al consentimiento de la propiedad; protección del patrimonio o falta de permiso de rótulo en superficies que dan al exterior; plazos de entrega de piezas especiales; nadie que se sienta responsable de los contenidos; autorizaciones informáticas que se quedan semanas paradas. Casi todo se puede aclarar en la primera semana si se pregunta.

Pregunte a un proveedor antes de firmar:

Y prepárese para estas preguntas de vuelta:

Quien trae estas respuestas acorta la primera fase de semanas a una tarde.