Planificar un stand de feria: tres días de presencia, un año de efecto

Un stand de feria es caro, corto y ruidoso. Aun así merece la pena si tres cosas se aclaran antes: qué se quiere conseguir, a quién se quiere encontrar y qué pasa después.

¿Cómo se planifica un stand de feria?

En cinco pasos: definir el objetivo y el público, reservar la superficie, elaborar el concepto y el diseño, producir elementos, impresiones y técnica, y preparar el montaje y el seguimiento. Calcula para ello de tres a cuatro meses. La decisión más importante va primero: ¿qué se debe haber logrado después de la feria, cuántas conversaciones, contactos o pedidos?

A cinco metros el mensaje debe quedar claro

Los visitantes pasan junto a un stand en dos segundos. En ese tiempo deben reconocer quién está ahí y para qué. Eso significa: una frase, grande, a la altura de los ojos. Todo lo demás va en la mesa, no en la pared.

La luz es la mitad del trabajo

Los pabellones feriales están iluminados en un gris uniforme. Un stand que trae luz propia parece de inmediato de mayor calidad. Siempre planificamos la luz: focos sobre la pared en vez de hacia el espacio, temperatura cálida para las zonas de estancia, más fría para los productos.

Pensar juntos lo digital y lo impreso

Una pantalla muestra movimiento y explica procesos. Lo impreso se queda con el visitante. Ambos juntos funcionan; uno solo, rara vez. Lo que ha dado resultado: un bucle sin sonido en la pantalla, más una única pieza impresa que uno se lleva y no tira.

Tras la feria empieza el trabajo

El error más frecuente es la hoja de contactos que se queda dos semanas parada después de la feria. Quien hace seguimiento en 48 horas ya ha amortizado la presencia. Por eso preparamos con los clientes el seguimiento antes del montaje, incluidos correos de respuesta listos y plantillas de oferta.

¿Alquilar el stand o usar elementos propios?

Quien expone una o dos veces al año suele alquilar un stand modular a un montador de ferias, con montaje y desmontaje incluidos. Quien va a ferias con más frecuencia sale ganando con elementos propios: paredes, roll-ups, mostrador y pantallas que se reutilizan en cada feria y solo se vuelven a imprimir o reciben contenido nuevo. Ambas opciones se pueden combinar, por ejemplo un stand alquilado con impresiones y pantallas propias. Trabajamos con regularidad con montadores de ferias y aportamos diseño, impresión y tecnología para las dos variantes. También alquilamos pantallas, tótems, pantallas táctiles y muros LED por días o semanas.

¿Qué tecnología de vídeo necesita un stand de feria?

A menudo basta una pantalla grande a la altura de los ojos o por encima, legible a cinco metros. Un tótem de digital signage en el borde del stand o una pared LED como fondo atraen más atención en el pasillo. Los contenidos se reproducen en bucle sin sonido, breves y con letra grande, porque con el ruido de la feria nadie escucha. Para las conversaciones en el stand se añade una segunda pantalla a la que se conecta un portátil sin cables. Pide a tiempo la electricidad y la red al organizador, o la mejor pantalla se quedará apagada.

¿Con cuánta antelación hay que preparar un stand de feria?

Con más de la que se piensa: un stand de feria no se hace en dos semanas. Lo realista son de tres a cuatro meses: reservar la superficie y recibir el plano, concepto y diseño, aprobación, producción de elementos e impresiones, logística, montaje. Quien necesite técnica, es decir pantallas, sonido o luz, no debe olvidar la inscripción ante el organizador, que a menudo tiene sus propios plazos.

¿Cuánto cuesta un stand de feria?

Depende de la superficie, el tipo de construcción y la técnica. Un stand modular con paredes impresas, mostrador, iluminación y pantalla es para una superficie de 3x3 la base económica, reutilizable en varias ferias. Un stand construido a medida cuesta un múltiplo y merece la pena si se usa tres o cuatro veces.

No olvidar: alquiler del espacio, electricidad, limpieza, azafatas, dietas y pernoctaciones. La construcción suele ser solo un tercio del coste total.

Tras la feria: los elementos siguen viviendo

Planificamos los stands de modo que los elementos puedan reutilizarse después en la propia empresa: módulos de pared como separadores en el showroom, pantallas como indicador de recepción, mostradores para actos internos. Eso cambia claramente la cuenta y evita que tres palés de material acumulen polvo en el almacén.